Hoe FAB Mediation omgaat met uw persoonsgegevens.
FAB Mediation verwerkt persoonsgegevens van de mensen die met haar in contact komen. In een mediation gaat dat vaak om gevoelige informatie. Op deze pagina leest u welke gegevens worden vastgelegd, waarom dat gebeurt, hoe lang ze worden bewaard en welke rechten u daarbij heeft.
1. Wie is verantwoordelijk
FAB Mediation is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
FAB Mediation
[STRAAT EN HUISNUMMER]
[POSTCODE] Haarlem
KvK-nummer [KVK-NUMMER]
E-mail: info@fabmediation.nl
Telefoon: 06 – 238 22 691
FAB Mediation is niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en heeft die ook niet. Vragen over dit beleid kunt u stellen via bovenstaand e-mailadres.
2. Welke gegevens worden verwerkt
Afhankelijk van uw situatie kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:
- Contactgegevens — naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, en bij zakelijke opdrachten de organisatie en uw functie.
- Gegevens uit het mediationtraject — informatie over de kwestie die u inbrengt, correspondentie, aantekeningen van de mediator, de mediationovereenkomst en een eventuele vaststellingsovereenkomst.
- Financiële gegevens — factuuradres, bankrekeningnummer en, bij zakelijke opdrachten, het btw-nummer.
- Gegevens via de website — zie het onderdeel over cookies onderaan deze pagina.
In een arbeidsmediation komt het voor dat gegevens over gezondheid ter sprake komen, bijvoorbeeld bij ziekteverzuim of re-integratie. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens. Die worden alleen vastgelegd voor zover dat voor de mediation noodzakelijk is, en uitsluitend op grond van uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 onder a AVG) of omdat de gegevens nodig zijn voor de onderbouwing of het voeren van een rechtsvordering (artikel 9 lid 2 onder f AVG). U bepaalt zelf wat u inbrengt.
3. Waarvoor en op welke grondslag
Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor een van de volgende doelen:
- Het uitvoeren van de mediation — plannen en voeren van gesprekken, opstellen van de overeenkomsten, contact tussen de gesprekken door. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG).
- Facturering en administratie — Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en het voldoen aan een wettelijke verplichting, in het bijzonder de fiscale bewaarplicht (artikel 6 lid 1 onder b en c AVG).
- Het behandelen van vragen en klachten en het voeren van verweer bij aanspraken — Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG).
- Toesturen van informatie waar u zelf om heeft gevraagd — Grondslag: uw toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Die toestemming kunt u op elk moment intrekken.
Uw gegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
4. Geheimhouding staat voorop
Mediation werkt alleen als partijen vrijuit kunnen spreken. Daarom geldt bovenop de AVG een eigen geheimhouding: alles wat tijdens de mediation wordt besproken en ingebracht is vertrouwelijk. Dat wordt vastgelegd in de mediationovereenkomst die alle deelnemers en de mediator ondertekenen, en het blijft gelden nadat de mediation is afgerond.
Is er een opdrachtgever die de mediation betaalt — bij arbeidsmediation vaak de werkgever of een verzekeraar — dan krijgt die géén inhoudelijke terugkoppeling. Gedeeld wordt uitsluitend of het traject loopt, is afgerond of is beëindigd, en wat er in rekening wordt gebracht. Alleen met uitdrukkelijke toestemming van alle partijen kan daarvan worden afgeweken.
De geheimhouding wijkt alleen als de wet dwingend anders voorschrijft, of wanneer de mediator zich in een klacht-, tucht- of gerechtelijke procedure moet verdedigen tegen een verwijt dat een van de partijen haar maakt. In dat geval wordt niet meer gedeeld dan voor dat doel noodzakelijk is.
5. Wie uw gegevens verder kan zien
Voor de bedrijfsvoering wordt gebruikgemaakt van dienstverleners die daarbij persoonsgegevens verwerken: de hostingpartij van deze website en de e-mail, de kantoor- en agendasoftware, de facturatiesoftware en het administratiekantoor. Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten waarin is vastgelegd dat zij de gegevens alleen in opdracht verwerken en passend beveiligen.
Uw gegevens worden niet verkocht en niet aan derden verstrekt voor commerciële doeleinden. Verstrekking aan anderen gebeurt alleen met uw toestemming, of wanneer een wettelijke verplichting daartoe dwingt.
Verwerking vindt in beginsel plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Als een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat alleen wanneer de Europese Commissie dat land een passend beschermingsniveau heeft toegekend, of op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
6. Hoe lang gegevens worden bewaard
- Het mediationdossier — zeven jaar na afsluiting van het dossier. Daarna wordt het vernietigd. Deze termijn sluit aan bij de periode waarin nog aanspraken kunnen worden ingesteld en bij de administratieve bewaarplicht.
- De financiële administratie — zeven jaar, op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.
- E-mail en contactverzoeken die niet tot een opdracht leiden — uiterlijk twaalf maanden.
Aantekeningen die de mediator tijdens de gesprekken maakt en die na afloop geen functie meer hebben, worden direct na afronding van de mediation vernietigd.
7. Beveiliging
Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Verkeer met deze website verloopt versleuteld via TLS. Apparaten zijn voorzien van schijfversleuteling en toegang verloopt via sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie. Stukken op papier worden bewaard in een afsluitbare kast. Er worden regelmatig back-ups gemaakt.
Ondanks die maatregelen kan een datalek nooit helemaal worden uitgesloten. Doet zich een inbreuk voor, dan wordt die vastgelegd, en waar de wet dat vereist binnen 72 uur gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Bij een waarschijnlijk hoog risico voor uw rechten en vrijheden wordt u ook zelf geïnformeerd.
8. Uw rechten
U heeft op grond van de AVG het recht om:
- uw gegevens in te zien en er een kopie van te ontvangen;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren of aanvullen;
- gegevens te laten verwijderen;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
- gegevens die u zelf heeft aangeleverd in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen of te laten overdragen (dataportabiliteit);
- een eerder gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dat gevolgen heeft voor wat daarvóór al is verwerkt.
Een verzoek stuurt u naar info@fabmediation.nl. U krijgt binnen een maand antwoord. Om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kan worden gevraagd uw identiteit vast te stellen.
Twee beperkingen zijn hier van belang. Gegevens die wettelijk bewaard moeten blijven, kunnen niet op verzoek worden gewist. En een mediationdossier bevat vrijwel altijd gegevens die ook over de andere partij gaan; bij een verzoek om inzage of verwijdering wordt daarom afgewogen of de rechten en vrijheden van die ander zich daartegen verzetten. Gespreksaantekeningen zijn bovendien persoonlijke werkaantekeningen van de mediator.
9. Klacht indienen
Bent u het niet eens met de manier waarop met uw gegevens wordt omgegaan, neem dan eerst contact op — dan wordt er samen naar gekeken. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
10. Cookies en deze website
Deze website plaatst geen trackingcookies, gebruikt geen bezoekersstatistieken en toont geen advertenties. Er worden geen profielen van bezoekers opgebouwd.
Wel gelden twee dingen. De webserver legt standaard technische gegevens vast, zoals uw IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina; dat is nodig voor de werking en de beveiliging van de site en die logbestanden worden kort bewaard. Daarnaast worden de lettertypen van deze website geladen via Google Fonts, waarbij uw IP-adres wordt doorgegeven aan Google. Wie dat wil voorkomen, kan de lettertypen op de eigen server laten plaatsen; daarover kunt u contact opnemen.
Links op deze site naar bijvoorbeeld het ADR Register of WhatsApp brengen u naar websites van anderen. Daarop is het privacybeleid van die partij van toepassing, niet dit beleid.
11. Wijzigingen
Dit privacybeleid kan worden aangepast, bijvoorbeeld als de werkwijze of de wetgeving verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina.
Versie 1.0 — laatst bijgewerkt op [DATUM].